En el momento que decidimos iniciar un proyecto debemos tener muy claro que factores nos podrían afectar y cuales permitirían que nuestro proyecto tenga un total éxito.

Los pasos fundamentales a seguir para que nuestro proyecto tenga un buen impacto, son los que mostramos a continuación:

1. Planeación: A través de la planeación, una persona u organización se fija una meta y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. Debemos Identificar los objetivos que queremos alcanzar en un lapso de tiempo predefinido para lograr nuestro fin, después es ver la forma de alcanzarlos.

Algunas clasificaciones

Es posible clasificar la planeación de distintas maneras, según las expectativas temporales, la amplitud y la especificidad. Veamos algunos ejemplos a continuación:

 

• Planeación estratégica: la realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y su repercusión en los objetivos de la compañía. Suele trazarse a largo plazo, en general varios años, y consiste en el diseño detallado de su inserción en el mercado, de su comunicación con los medios y de sus campañas publicitarias.

• Planeación táctica: suele relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en general para sobrellevar una crisis inesperada. Cuando un producto vende menos de lo previsto, por ejemplo, es necesario actuar, sea bajando el precio o mejorando la oferta mediante la inclusión de accesorios o la elaboración de paquetes (bundles). Estas acciones deben estar de acuerdo con el plan estratégico que se trazó en un principio. 

• Planeación operativa: se refiere a la organización de los recursos y del personal de una compañía para la resolución de problemas. Es esencial para toda empresa, ya que traza el plan de acción y la relación que tendrán los distintos departamentos entre sí para el desarrollo de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el departamento directivo. En grupos de trabajo compuestos por un equipo y su líder, éste recibe proyectos y sus correspondientes fechas de entrega, y decide cómo se procederá, qué integrante se ocupará de cada tarea, etcétera. 

• Planeación normativa: se trata de una serie de reglas y normas que se crean para el correcto funcionamiento de una empresa. Desde la vestimenta de los empleados, hasta los horarios de trabajo y de pausas, todo debe estar previamente establecido para asegurar que se trabaje de manera ordenada.  

• Planeación interactiva: es la más utilizada por empresas que ofrecen productos tecnológicos. Se basa en trazar soluciones a problemas en un futuro ideal, así como el camino para alcanzar dicho futuro. Cuando no se cuenta con las herramientas o la infraestructura necesaria para lograr ciertos objetivos, se analiza el accionar necesario para conseguir esos recursos.

2. Organización: Agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar toda la estructura del proyecto. 

3. Dirección: Esto  implica mandar, influir y motivar a los integrantes del proyecto para que realicen tareas esenciales. 

4. Control: Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Los factores que afectan un proyecto dependen de la fase en que se encuentre. Los aspectos que afectan el proyecto se presentan típicamente en determinadas fases o momentos en que se encuentra.

 

Algunos factores que son claves en el fracaso de un proyecto informático pueden ser:
 

- La resistencia al cambio; los empleados muchas veces no quieren trabajar en un sistema que no conocen.
 

- Los cambios de rumbo drásticos perjudican al proyecto. Los cambios de rumbo, frecuentes en algunos proyectos y ocasionados por la reacción ante un cambio del mercado o del entorno del proyecto, afectan negativamente el mismo, al no permitir la culminación de tareas o finalización de entregables esperados en una determinada fase del proyecto. Esto lleva frustraciones a los involucrados, al no suplir sus necesidades de realización y no ver concretado su esfuerzo en productos concretos o entregables tangibles.

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Variables de un proyecto informático

Las principales variables que afectan a un proyecto informático tienen relación principalmente con la secuencia de tareas que se tienen que aplicar de una forma lógica, además de los recursos necesarios ya sean recursos humanos, económicos (costos), insumos, inversiones de capital, información; así también como el tiempo de desarrollo del proyecto el cual tiene gran relación con las variables nombradas anteriormente, además de la calidad que este proyecto debe tener, sin estos tres tipos de variables globales un proyecto puede no ser exitoso.

Características de un proyecto informático

El resultado del desarrollo de los proyectos informáticos se pueden clasificar en dos tipos proyecto realizado con éxito o proyecto fracasado, para ello se definen algunas características de cada una de estas clasificaciones, en el desarrollo de un proyecto se deben tener en cuenta las variables nombradas anteriormente además se tiene que aplicar una buena gestión de proyecto por parte del jefe de proyecto sino este fracasará, por eso se debe tener claro que la planificación, dirección, control y coordinación que el aplique al proyecto sea de la mejor manera posible. Por el otro lado existen los proyecto fracasados que lógicamente son todo lo contrario de lo nombrado anteriormente, considerando un mal desarrollo de las variables principales de un proyecto, además de eso se pueden nombrar distintos motivos de fracaso más específicos tales como un mal estudio con respecto a la viabilidad del proyecto(Estudios de pre-factibilidad y factibilidad), especificaciones de requerimientos del cliente vagas, incompletas o incluso demasiado cambiantes en el tiempo, la mala utilización de herramientas para validar el producto, un mal reparto de las tareas a realizar en el equipo de desarrollo o mal seguimiento del proyecto. Estas son algunas de las características principales que pueden hacer fracasar un proyecto teniendo en cuenta que al final todo esto se deba a la mala gestión por parte del jefe de proyecto.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS 

Ventajas

1. Cada especialista tiene perfectamente definidos sus funciones o trabajo.

2. Facilidad en la selección del personal.

3. Fácil elaboración del contenido de los programas de trabajo.

4. Hay una tendencia efectiva a la especialización por área de o por actividad.

5. Se delega y/o asume responsabilidad total sobre un sistema.

6. Dentro del grupo de trabajo se pueden compartir funciones o intercambiar experiencias.

7. Hay capacidad de cubrir funciones entre los miembros del equipo por eventualidades de fuerza mayor que pueden ocurrir.

8. Hay intercambio de experiencias y posibilidades mayores de promoción al personal destacado.

9. Mayor control sobre la ejecución de las metas previstas y cumplimiento de los plazos establecidos.

Desventajas

1. Alto grado de delegación de responsabilidades.

2. Diversidad de acciones sobre una misma área.

3. Mayor carga administrativa.

4. Riesgo en la productividad del trabajo por inconsistencia en la distribución del mismo.

5. Difícil organización para la calendarización de las actividades con relación a la capacidad de los miembros integrantes del equipo.

6. Riesgos de no alcanzar los objetivos ni las metas establecidas debido a la rigidez de los plazos y por la cultura informática por parte de los usuarios.

7. Posibilidad de fraude sobre las metas y recursos del proyecto.

 

La definición de un proyecto, es un conjunto de actividades interrelacionadas con un inicio y una finalización definida, sus recursos son limitados por presupuestos. Todo esto para lograr el objetivo deseado.

 

   El concepto de proyecto También se aplica al campo de la informática. La informática va doblando sus capacidades y posibilidades, pero también las exigencias que se piden, la eficacia y rentabilidad en los sistemas informáticos hoy son un pilar muy importante para las empresas modernas.

 

La definición de un proyecto de informática no tiene distinciones a la definición de cualquier otro proyecto, pero sí el campo de aplicación de las técnicas que asocian al proyecto.

 

Una de las fases más complejas del proyecto es sin duda la de definir los objetivos, ya sean generales o específicos. Esto se debe a que el encargado del proyecto rara vez conoce de forma clara los objetivos, tan solo poseen una idea general de lo que se quiere automatizar, gestionar, etc.

 

Algunas de las causas más probables son:

• Existe la probabilidad que el cliente no quede satisfecho con el producto final, ya que quizás no lo definió de forma correcta o completa.
• El cliente puede intervenir a mitad del desarrollo de un proyecto, ya sea para agregar o quitar objetivos.
• Si existe ambigüedad puede que nadie se responsabilice de los fallos, ya que gran parte del proyecto habrás sido dejado al criterio del programador.

La explicación de la imagen es bien simple:

1. La solicitud del usuario: El usuario nos solicita un proyecto informático.
2. Lo que entendió el líder del proyecto: El líder del proyecto no ve de forma clara lo que el cliente requiere, ya que muchas veces el cliente no sabe expresarse de forma correcta.
3. El diseño del analista de sistemas: El analista diseña una posible forma para el proyecto.
4. El enfoque del programador: El programador ejecuta lo que recibe del analista.
5. La recomendación del consultor externo: A veces los consultores externos tienden a recomendar soluciones difíciles de alcanzar, ya sea por los costos o por la complejidad, llevando a que el proyecto alcance objetivos "fuera de orbita".
6. La documentación del proyecto:  Para la mayoría, el documentar un proyecto informático suele ser latoso, y en muchas empresas no existe o no existía hasta un tiempo atrás la documentación de sus proyectos. Sin embargo es un bien que puede llegar a salvar un proyecto en algunas situaciones.
7. La implantación en producción: Es escaso lo que se logra ver en el proceso de implantación de un proyecto.
8. El presupuesto del proyecto: A veces el presupuesto para un proyecto informático puede ser demasiado grande e innecesario para lo que realmente se quiere. Es por esto que se deben adoptar técnicas para planificar los costos que se requerirán.
9.  El soporte operativo: El soporte operativo es escaso.
10. Lo que el usuario realmente necesitaba: Al final el cliente solo necesitaba una solución simple pero que cumpliera con sus necesidades, y muchas veces se ve opacada por la mala comunicación entre los distintos actores de un proyecto informático.

http://www.slideshare.net/sopaipilla/proyectos-informaticos-4405190